展示会後のフォローアップ英語メール｜約束した資料・見積・回答を届ける例文

展示会が終わって名刺を並べたものの、「この方には何を送る約束だったか」と手が止まる。フォローアップのメールでは、お礼の言い回しを増やすより、会場で話した製品と、これから届けるものをそろえることが先です。

「どの展示会の、どのブースで、何を話したか」を1文で思い出してもらい、約束した資料や回答を続ける。 相手の返答が必要なら、見積数量など、次に進めるための質問を具体的に書きます。この記事では出展者から来場者へ送る英文を、資料送付・見積準備・回答待ちの3場面で紹介します。

名刺と一緒に、会場での約束を4項目に戻す

会社名と名前だけでは、相手が関心を持った製品も、依頼された内容も分かりません。送信前に会場のメモを読み、次の4点を拾います。

「見積がほしい」と「参考に価格帯を知りたい」は同じではありません。メモが曖昧なら、注文や面談に合意したものとして書かず、何を確認したいのかを聞きます。As agreed（合意したとおり）も、実際に合意した内容だけに使ってください。

以下の展示会名・会社名・製品名・日付は例文用の架空の設定です。送信する文では、会場での会話と実際の添付資料に合わせて差し替えます。

件名は「展示会名＋送るもの」で用件を見せる

初めて届くメールで件名がThank youだけだと、相手は誰へのお礼なのかを本文で探すことになります。会場名や製品名に、catalog・quotation・technical questionなど今回の用件を組み合わせます。

サンプルについてのinformationは、発送完了を意味しません。まだ出荷していないのにSample shippedと書く、といった本文とのずれを避けます。件名を決めたら、本文の最初に「誰が、どこで会ったか」を1文足しましょう。

会場で頼まれたものに合わせて、全文を選ぶ

カタログを約束した相手には、該当箇所まで案内する

資料を頼まれた相手へは、添付したことと、会話に関係するページを伝えます。挨拶や資料の受け取りだけで終わった相手に、注文の確認を求める文を足す必要はありません。

As promisedは、会場でカタログを送ると約束した場面に対応しています。「ご検討に役立てば」と書くことで、初期の検討に使う資料だと示し、採用や注文が決まったようには扱っていません。ページ番号は実際の添付版で確かめます。

見積を頼まれていても、未確認の数量は先に聞く

必要な条件がそろっていないなら、仮の数字を確定した見積のように送るより、不足する情報を尋ねます。下の例は、モデルはAX-20と確認できている一方、必要数量がまだ分からない場面です。

このメールで求める返信は数量だけです。年間の想定数量を知りたいなら、その目的を説明したうえで別に聞きます。試験注文の数量を、年間購入の約束に読み替えないようにしてください。

また、最後の文は「価格と在庫を確認して、見積の送付時期を知らせる」という約束です。まだ分からない納期や値引きを、話を進めるために確定しないようにします。

技術回答が間に合わないときは、質問を復唱して途中連絡する

会場では答えきれず、技術担当へ確認することになった場合もあります。回答を待って何も送らないより、どの質問を確認中か、いつ状況を知らせるかを分けて書けます。約束した期日までに結論が出ない場合は、期日前にそのことを伝えます。

I’ll update you by… は、状況を知らせる約束です。必ずその日までに適合の結論を出す、という意味にはしていません。自分たちが守れる連絡日を入れ、結論が出ていなければそのまま伝えます。

送る日は「48時間以内」より、相手と話した期日を確かめる

会場で「明日、仕様書を送ります」と伝えたなら、その約束を基準にします。期日を決めていなければ、資料と会話の記録が確認できた段階で連絡します。「48時間以内」という日数だけを守ろうとして、違う資料や未確認の回答を送ると、かえって確認が増えてしまいます。

こちらから届けるものと、相手へ尋ねたいことを1通にまとめてよい場面もあります。ただし、質問を後から次々に足す前に、今回の返信で何が決まれば進められるかを考えます。資料送付だけで目的を果たす相手と、見積条件の回答を待つ相手を同じ追客文で扱わないことが大切です。

返信がないときは、必要な回答だけを短く再確認する

カタログを送っただけなら、返事がないことは発注の承諾にも、拒否にもなりません。会場で決めた確認日がある場合はその日を踏まえ、未回答の項目が仕事を止めているときに、何が必要かを再確認します。何日後なら必ず送る、と一律には決めません。

次の例は、数量の回答がないため見積作成を進められない場面です。最初のメールと同じスレッドで送り、まだ必要なら何を知らせてほしいかを1つに絞っています。

ここから商談の日時調整へ進む必要が出たら、英語で商談を依頼するメールの例文を使えます。最初のフォローでは、面談を増やすことを急ぐより、まず会場で受けた依頼を正確に引き継ぎましょう。

送信直前に見直すのは、相手の名前、会場で話した製品、添付した版、今回求める返信です。「あのブースで話した件だ」と分かり、約束したものが届く文面なら、相手も次に何をすればよいかを判断しやすくなります。