会議には出られないけれど、ほかのメンバーには予定どおり進めてもらいたい。そんな欠席連絡は、I won’t be able to attend the meeting on October 8.（10月8日の会議に出席できません）から書けます。
そのあとに、代理を頼めるのか、先に意見を送るのか、会議後に何を共有してほしいのかを続けます。欠席のお詫びを何度も重ねるより、自分が出られない間の進め方が分かるメールにしましょう。
「会議を中止する」ではなく「自分が欠席する」と伝える
I need to cancel our meeting. では、予定していた会議自体を取りやめる意味になります。自分だけ欠席する場合は、主語をIにして I won’t be able to attend… と伝えると区別できます。
| 伝えたいこと | 表現 | 確認する点 |
|---|---|---|
| 自分が出席できない | I won’t be able to attend the meeting. | 会議名・日付を添える |
| 別の予定と重なった | I have a scheduling conflict. | 実際に予定が重なっているときに使う |
| 直前の連絡になった | I apologize for the short notice. | 直前でなければ無理に入れない |
| 予定どおり進めてほしい | Please go ahead without me. | 自分が欠席しても進行できるかを確かめる |
理由は、伝えられる範囲で簡潔に書けば十分です。細かい事情を伏せたいときに、架空の別会議や体調不良を理由にする必要はありません。
自分の参加が意思決定に不可欠なら、欠席連絡だけで進められるとは限りません。日時そのものを変えたい場合は、アポイントのキャンセル・延期を伝える英語メールのように、主催者へ変更を相談します。
代理者に承諾をもらい、主催者へ参加を確認する
次は、10月8日のプロジェクト会議を欠席する例です。同僚のMika Satoさんは代理参加を引き受けていますが、主催者の許可はまだ得ていません。その段階では「参加します」と確定させず、参加してよいか尋ねます。
Dear [相手の名前],
I'm sorry, but I won't be able to attend the project meeting on October 8 at 10:00 a.m. JST because of a scheduling conflict.
My colleague Mika Sato has agreed to attend on my behalf, subject to your approval. Would that be acceptable? I've copied her on this email.
She can present our progress update and answer questions about the current schedule. Any changes to the project scope would need to come back to me for review.
If her attendance is approved, could you please send her the meeting invitation and the materials she is permitted to access?
Best regards,
[自分の名前]
[相手の名前]様
申し訳ありませんが、別の予定と重なっているため、10月8日午前10時（日本時間）のプロジェクト会議に出席できません。
同僚のMika Satoが、主催者のご承認を前提に、私の代理として出席することを承諾しています。代理参加は可能でしょうか。本メールのCCに入れています。
彼女は進捗の報告と現在のスケジュールに関する質問への回答ができます。プロジェクトの対象範囲を変更する場合は、私に戻して確認する必要があります。
参加をご承認いただける場合は、会議の招待と、彼女が閲覧を許可されている資料をお送りいただけますでしょうか。
よろしくお願いいたします。
[自分の名前]
on my behalf は「私の代理として」です。この表現だけでは、どこまで判断してよいのかは分かりません。例文では「進捗説明と日程への回答はできる」「範囲の変更は本人へ戻す」を続けています。実際の担当範囲に置き換えてください。
CCを入れる前に、本人へ依頼しておく
has agreed to attend は、本人が承諾済みだから書ける表現です。CCに追加したこと自体が承諾になるわけではありません。主催者の許可も必要なら、その確認が終わるまで会議リンクや閲覧制限のある資料を勝手に転送しないようにします。
すでに主催者の許可も得ている場合は、As agreed, Mika Sato will attend on my behalf.（確認したとおり、Mika Satoが私の代理として出席します）へ置き換えられます。承諾前の依頼と、承諾後の報告を混ぜないのがポイントです。
attend the meeting は会議に出席すること、join the meeting は会議に参加することを表せます。オンライン参加にもjoinは使えますが、代理であることは別にon my behalfなどで伝えます。
代理を立てられないときは、欲しい情報を絞って頼む
代理がいない場合でも、毎回録画を用意してもらう前提にしない方が依頼が明確になります。まず、欠席後の対応に必要な決定事項と、自分の担当作業を教えてもらう形です。
Dear [相手の名前],
Unfortunately, I won't be able to attend the project meeting on October 8 at 10:00 a.m. JST, and I haven't been able to arrange a substitute.
If the meeting can proceed without me, could you please share the minutes afterward, if they are available? In particular, I'd appreciate a summary of the decisions and any action items assigned to me.
I'll review the information and get back to you if I have any questions.
Best regards,
[自分の名前]
[相手の名前]様
残念ながら、10月8日午前10時（日本時間）のプロジェクト会議に出席できず、代理者も手配できていません。
私がいなくても会議を進められる場合は、終了後、議事録があれば共有いただけますでしょうか。特に、決定事項と私に割り当てられた対応事項を要約していただけると助かります。
内容を確認し、質問があればご連絡します。
よろしくお願いいたします。
[自分の名前]
録画の共有も希望するなら、If a recording is available and can be shared with me, could you please send me the link?（共有可能な録画がある場合は、リンクをお送りいただけますでしょうか）を追加できます。これは録画がある場合の依頼で、新たな録画を求める文ではありません。議事録だけで足りるなら、録画の一文は不要です。
会議前に意見を送り、提案と承認を区別する
意見を送る場合は、議題のどの部分なのか、会議で何を検討してほしいのかを書きます。資料を添付しただけでは、説明用なのか、決定してほしい案なのかが伝わらないことがあります。
Dear [相手の名前],
I won't be able to attend the project meeting on October 8 at 10:00 a.m. JST. I'd like to share my comments on agenda item 2, the pilot launch date, in advance.
I suggest keeping October 20 as the target date and checking the test results on October 15 before making a final decision. This is a proposal for discussion, not approval to launch.
Could you please raise this point during the meeting and let me know the outcome?
Best regards,
[自分の名前]
[相手の名前]様
10月8日午前10時（日本時間）のプロジェクト会議には出席できません。議題2の試験導入の開始日について、事前に意見をお伝えします。
10月20日を目標日として維持し、最終判断の前に10月15日のテスト結果を確認することを提案します。これは検討のための提案であり、開始の承認ではありません。
会議でこの点を取り上げ、結果をお知らせいただけますでしょうか。
よろしくお願いいたします。
[自分の名前]
例文の10月20日は目標日です。すでに決まった日付として書いていません。自分の欠席中に「本人が承認済み」と受け取られるのを避けたいときは、提案なのか、実施してよい決定なのかを本文で分けます。
欠席後は、誰が何をいつまでにするかを確認する
会議後の連絡は、お礼だけで終えると担当作業を誤解したまま進めることがあります。次は、議事録に自分の担当らしい作業が書かれていたものの、期限がはっきりしなかった場合です。
Dear [相手の名前],
Thank you for sharing the minutes. My understanding is that I'm responsible for updating the pilot launch checklist.
Could you please confirm whether the revised checklist is needed by October 12 at 5:00 p.m. JST? I can send it by then if that deadline works for the team.
Please also let me know if I've misunderstood the scope of the task.
Best regards,
[自分の名前]
[相手の名前]様
議事録の共有ありがとうございます。試験導入の開始前チェックリストの更新が私の担当だと理解しています。
改訂版のチェックリストは、10月12日午後5時（日本時間）までに必要ということでよいか、ご確認いただけますでしょうか。チームとしてその期限で問題なければ、それまでに送付できます。
作業範囲について私の理解が違っている場合も、お知らせください。
よろしくお願いいたします。
[自分の名前]
My understanding is that… は、自分の理解を示して確認する書き方です。まだ確かめていない内容を As agreed…（合意したとおり）として送らないようにします。
送る前には、「自分が欠席する会議」「代理者の承諾と役割」「相手に依頼すること」を見直してください。代理参加の相談なら例文1、代理なしなら例文2が土台になります。事前の意見や会議後の確認が必要なときに、例文3・4を使い分けましょう。