「返信が遅れてごめん」お詫びの英語メールの書き出し

ヤッバ~!!!
このメールの問い合わせを見落としてしまってたよ~・・・謝らなくちゃ。

先輩、「返信が遅れてごめんなさい」とお詫びするときの英語メール書き出しってどんなのがありますか?

ビジネスでよく使わるフレーズがあるから紹介するね。あと、英語メールでお詫びするときの謝罪テクニックを紹介するよ。良好な関係を築く上で知らないと損するから、よく確認しておいてね。

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「返信が遅れてごめん」とお詫びするときの英語メールの書き出し

  • Sorry for the last response.(軽い謝罪)
  • I am truly sorry for the late response.
  • I am terribly sorry for the delay in replying.
  • I apologize for the late response.
  • Please accept my sincere apology for the late response.

主語は全て"I"で揃えているけど、WeでもOKだ。主語によるニュアンスの違いは、下で紹介するね。

基本的に、遅れてしまった返信が重大な問題につながっていないのであれば、これらフレーズだけでOKだよ。

「大変申し訳ございません」の「大変」のニュアンスが出る英単語

返信遅れなどで、重大な問題に発展してしまった場合は、sorryやapologizeの前に次の副詞をつけると「大変申し訳ございません」といったニュアンスを出すことができる。

  • truly
  • terribly
  • deeply

あとは、上でも紹介した「Please accept my sincere apology for ~」という表現も丁寧でかつプロフェッショナルな響きで真摯に反省しているニュアンスが出てくるね。

返信が遅くなった理由を簡単に書き添える

軽い返信遅れ程度なら、理由を書く必要はあまりない。でも問題が大きくなったり、相手をだいぶ待たせてしまった場合は、理由を書き添えることで「理由があるなら仕方ないな」と謝罪を受け入れてもらいやすくなるのでおススメだ。

  • I am sorry for not replying sooner. I was in hospital last week.
    返信が遅れて申し訳ありません。先週入院していました。
  • We apologize for the late response since the person in charge was away from office all last week.
    先週担当者が外出しており、対応が遅れてしまい申し訳ございません。

 

返信が遅れた原因によって「主語」を変える

謝罪するときの主語は、気を付けた方がいい。

たとえば次の2つの文のニュアンスの違いはわかるかな?

  • I am sorry.
  • We are sorry.

ん~、"I"は私個人で謝っている感じで、"We"は会社の代表として謝っているって感じですか?

その通りだね。

"I"と"We"の主語を変えるだけで次のようなニュアンスを出すことができるんだ。

"I"を主語にしたとき
  • 個人で責任を負っている
  • 自分が悪いと謝っている
  • 責任の所在は明確になる
"We"を主語にしたとき
  • 会社として責任を負っている
  • 会社の代表者(代理)として謝っている
  • 個人単位での責任の所在があいまいになる

メールの見落としとか、返信し忘れたといった「自分のせいで返信が遅れてしまった」場合は、積極的に"I"を主語にして謝罪すると、誠意が伝わるね。

逆に、上司の承認が遅くてメールの返信が遅れたとか、天災の影響でメールができなかったなど、自分ではどうにもできない理由で返信が遅れた場合は、"We"を主語に使うのがおススメだよ。

また、自分が原因で返信が遅れたのではないのなら、主語を省略することで、責任の所在を不明確にすることもできる。

自分が悪くないのなら、個人として謝る必要はない。ただ、会社として相手に迷惑をかけてしまった場合は、会社として謝るべきだね。

この主語の点を踏まえた上で、上で紹介した代表的なフレーズを活用しよう。

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まとめ

「~せずに申し訳ありません。」の基本の型は、次の通り。

  • I am sorry for not ~ing
  • I am sorry (that) I ~
  • I apologize for ~

ここに、次のような工夫をすることで、相手との良好な関係を築ける謝罪ができるようになるよ。

  1. 「大変申し訳ない」というニュアンスが加わる副詞をいれる
  2. 主語を変更して責任の所在をコントロールする
  3. 返信が遅れた理由を書き添えて相手に納得してもらう

誰だってミスはあるし、日本よりもミスや過ちに対して寛容な国の方が多い。

もしミスしてしまった場合は誠意の心を込めて、上で紹介した謝罪テクニックを意識的に活用してみてね。

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